Nebenkosten und Nebenkostenabrechnung

Nebenkosten und Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkosten sind schon längst zur „zweiten Miete“ geworden. Daher fällt das Augenmerk sowohl des Vermieters als auch des Mieters neben der Grundmiete an zweiter Stelle sofort auf die Nebenkostenvereinbarung des Mietvertrages.

Der Vermieter hat ein klares Interesse daran, die Nebenkosten des Mietverhältnisses ungekürzt auf den Mieter zu überwälzen. Das geht aber immer erst, wenn nach Abschluss eines Wirtschaftsjahres alle Rechnungen auf dem Tisch liegen und eine genaue Abrechnung erteilt werden kann.

Zum anderen hat der Vermieter ein Interesse daran, dass die Nebenkostenvereinbarung auch dynamisch wirkt und sich zukünftigen Preissteigerungen anpasst, die dann in entsprechender Form ebenfalls auf den Mieter übertragen werden können. Das kann z.B. über die Anpassung einer Betriebskostenpauschale oder einer Betriebskostenvorauszahlung erfolgen.

Der Mieter hingegen möchte darauf achten, dass er nicht zu viel bezahlt und auch nur mit dem belastet wird, was seinem Verbrauch entspricht.

Andererseits gibt es ein Interesse, die Abrechnung und Kontrolle von Betriebskosten nicht zu kompliziert zu machen. Eine Auseinandersetzung um jährliche Nebenkostenabrechnungen kann man sich z.B. vermeiden, wenn man Nebenkosten-Pauschalen vereinbart. Der Vermieter hat den Vorteil, dass er keine Abrechnungen erstellen muss. Er hat dann zwar das Risiko, seine Auslagen nicht bis zum letzten Cent auf den Mieter umlegen zu können. Aber es aber auch sein, dass die Pauschale den Vermieter begünstigt. Auch Pauschalen können angepasst und erhöht werden. Deshalb eignen sich Nebenkostenpauschalen durchaus dazu, Verwendung zu finden.

Wir zeigen, welche Unterschiede es bei den gängigen Nebenkosten-Klauseln gibt, und worauf es in der Praxis ankommt.

Ausgangspunkt ist immer die Frage, was gilt, wenn der Mietvertrag keine besonderen Regelungen zu den Nebenkosten enthält. Dann gilt § 535 Absatz 1 Satz 3 BGB, danach hat der Vermieter die auf der Mietsache ruhenden Lasten und damit die Nebenkosten, zu tragen. Der gesetzliche Regelfall geht also von einer sogenannte Bruttomiete aus.

Derartige Vereinbarungen (Bruttomiete) kommen in der Praxis durchaus noch vor, auch wenn die meisten Mietverträge Nebenkostenvorauszahlungen verlangen. Mit einer Bruttomiete sind . Bei einer im Mietvertrag vereinbarten Bruttomiete sind sämtliche Nebenkosten abgegolten.

„Sämtliche Nebenkosten“ gilt mit der Ausnahme, dass für Heizkosten in der Regel die so genannte Heizkostenverordnung gilt, wonach der Vermieter in einem Wohngebäude mit mehr als zwei Wohnparteien dazu verpflichtet ist, die Heizkosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Eine Heizkostenumlage fällt aber wiederum nur dann an, wenn es eine Zentralheizung des Vermieters gibt. Für Wohnungen, die z.B. mit einer Gasetagenheizung ausgestattet sind, wird eine Heizkostenabrechnung nicht benötigt. Der Mieter bezahlte das bezogene Gas in der Regel direkt an den Versorger.

Die Vertragsparteien können aber auch, und in der Regel wird der Vermieter mit seinem Vertragsmuster darauf drängen, die Miete aufteilen in eine Grundmiete und in einen Nebenkostenanteil. Der Nebenkostenanteil wird mit dem Mietvertrag entweder als Nebenkostenpauschale oder als Nebenkostenvorauszahlung vereinbart.

bei der Nebenkostenpauschale werden alle im Mietvertrag genannten Nebenkostenpositionen mit diesem Geldbetrag abgedeckt. In jedem Fall braucht der Vermieter dann für diese Nebenkostenpositionen keine Abrechnung zu erteilen. Das kann vorteilhaft sein, weil es Arbeit erspart.

Wer aber als Vermieter möglichst genau alle anfallenden Nebenkostenpositionen auf den Mieter umlegen will, wird mit seinem Mieter eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbaren. Bei der Nebenkostenvorauszahlung muss der Vermieter jährlich abrechnen und den Mieter genau mitteilen, welche Kosten für den Vermieter angefallen sind. Der Vermieter zieht dann die vom Mieter gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen ab und rechnet aus, welche Nachforderung oder welches Guthaben sich daraus errechnet.

Wann sind Nebenkosten neben der Grundmiete separat auf den Mieter umlegbar ?

Zunächst muss im Mietvertrag eine klare Regelung getroffen werden, mit der unmissverständlich die Umlage von Nebenkosten auf den Mieter vereinbart wird. Es muss deutlich werden, welche Nebenkostenpositionen der Mieter tragen soll und ob dies in Form einer Vorauszahlung oder in Form einer Pauschale erfolgen soll.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkostenpauschale und Nebenkostenvorauszahlung?

Für die Nebenkosten kann neben der Grundmiete eine Nebenkostenpauschale oder eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart werden.

Nebenkostenpauschale

Im Mietvertrag kann für einen geregelten Nebenkostenkatalog eine Nebenkostenpauschale vereinbart werden. Dann gelten die im Mietvertrag aufgeführten Nebenkosten als mit der Pauschale abgegolten. Der Vermieter ist nicht zur Erstellung einer Abrechnung verpflichtet. Weder kann dann der Vermieter Nachforderungen erheben, noch kann dir Mieter Abrechnungsguthaben geltend machen.

Nebenkostenvorauszahlung

Ist eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart, so muss der Vermieter nach Ablauf der Abrechnungsperiode eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Dabei muss er sämtliche im Mietvertrag aufgeführten Nebenkostenpositionen zusammenstellen, die Gesamtkosten mitteilen, die ihm als Vermieter für diese Nebenkosten angefallen sind, und die gemäß dem Mietvertrag vereinbarte Umlage berechnen. Nach Abzug der vom Mieter bezahlten Vorauszahlungen ergibt sich dann entweder einen Nachforderung zulasten des Mieters oder ein Guthaben, welches ihm dann auszukehren ist.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

Betriebskosten

Von Betriebskosten spricht man, wenn nur die bei Wohnraummietverträgen zulässigen Abrechnungspositionen gemeint sind. Als Betriebskosten gelten nur die gemäß § 556 Abs. 1 in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung vom 25.11.2013 gesetzlich definierten Kostenarten.

Nebenkosten

Der Begriff der Nebenkosten ist weiter gefasst. Er umfasst auch Kostenpositionen, die über den Begriff der Betriebskosten hinaus gehen, und die nur bei gewerblichen Mietverhältnissen bei entsprechender Vereinbarung auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Wann muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung vorlegen ?

Bei Wohnraummietverhältnissen muss der Vermieter nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB innerhalb eines Jahres nach Ablauf der Abrechnungsfrist eine Betriebskostenabrechnung vorlegen.

Der Mieter hat daraufhin ein Jahr Zeit, die Abrechnung zu prüfen und Einwendungen zu erheben, § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Danach ist er mit Einwendungen ausgeschlossen.

Entspricht die Abrechnungsperiode immer dem Kalenderjahr ?

Nein. Nach § 556 Abs. 3, Satz 1 BGB muss der Vermieter über Betriebskostenvorauszahlungen „jährlich“ abrechnen. Jährlich heißt aber nicht kalenderjährlich, sondern nur 12 Monate. Beginn und Ende der Abrechnungsperiode kann vom Vermieter nach billigem Ermessen bestimmt werden.

Wie prüft man eine Nebenkostenabrechnung und was ist dabei zu beachten ?

Sicherlich ist die Überprüfung von Nebenkostenabrechnungen ein weites Feld. Im Wesentlichen sind aber die folgenden Punkte zu beachten:

1. Erfolgt die Abrechnung nicht fristgerecht gem. § 556 Abs. 3 BGB, so kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen mehr erheben.

2. Die Abrechnung muss formell wirksam sein. Dazu gehört die Benennung der beim Vermieter angefallenen Gesamtkosten, die Benennung und nachvollziehbare Erläuterung des Umlageschlüssels, die Berechnung der auf den Mieter anfallenden Kostenanteile, der Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen (Sollvorauszahlungen) und die Mitteilung des sich daraus ergebenden Abrechnungssaldos.

3. Der Mieter kann beim Vermieter in die Abrechnungsbelege einsehen und somit überprüfen, ob die zu Grunde gelegten Rechnungen sachlich und der Höhe nach korrekt in die Abrechnung eingestellt worden sind.

4. Die Prüfung der Abrechnung beginnt mit der Kontrolle der umgelegten Abrechnungspositionen. Nur Kostenarten, die nach § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung als Betriebskosten gelten, dürfen in die Abrechnung eingestellt werden.

5. Außerdem ist die Umlage nur gerechtfertigt, wenn die einzelne Kostenpositionen auch im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart ist.

6. Im Einzelnen kann geprüft werden, ob die umgelegten Geldbeträge auch tatsächlich nur als Betriebskosten im Sinne des §§ 556 Abs. 1 i.V.m. der Betriebskostenverordnung gelten.

7. Der Abrechnungsschlüssel, also in welchem Verhältnis die Kosten auf den Mieter umgelegt werden, muss den Vorgaben des Mietvertrages entsprechen, wenn im Mietvertrag keine Regelung hierzu enthält, ist § 556 Buchst. a BGB maßgeblich.

8. Die Betriebskostenabrechnung schließt mit der Anrechnung der nach dem Mietvertrag geschuldeten Soll-Vorauszahlungen.

Tabelle zur Mietstruktur

 

Grund-miete

keine Heizkosten-vorauszahlung

Heizkosten-vorauszahlung

Ein Teil der Nebenkosten durch Nebenkosten-pauschale abgedeckt

Alle Nebenkosten durch Nebenkosten-pauschale abgedeckt

Für Teil der Nebenkosten durch Nebenkosten-vorauszahlung abgedeckt

Alle Nebenkosten durch Nebenkosten-vorauszahlung abgedeckt

Brutto-Warmmiete

 x

x

         

Brutto-Kaltmiete

x

 

x

       

Teilinklusivmiete warm

x

x

 

x

 

x

 

Teilinklusivmiete kalt

x

 

x

x

 

x

 

Netto-Warmmiete

x

x

   

x

 

x

Netto-Kaltmiete

x

 

x

 

x

 

x

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